. Resumen (Abstract)
Este artículo presenta un sistema de gestión integral de movilidades Erasmus+ desarrollado en el marco del consorcio MEPRural (CEP de Ronda), diseñado para optimizar todas las etapas de la experiencia, desde la preparación previa hasta el seguimiento post-movilidad.
Tomando como base que el éxito de la internacionalización educativa depende de una planificación y seguimiento rigurosos, se han creado un conjunto de recursos de gestión de movilidades, centrado en un sistema de espacios digitales en Google Drive, personalizados para cada participante. Este entorno individualizado,permite organizar y documentar cada fase del proceso —antes, durante y después de la movilidad— y facilitar una trazabilidad completa de la experiencia.
Entre los recursos destacan herramientas como “Diario de mi movilidad», «Lluvia de ideas: ¿Qué observar durante la movilidad?», “Genially personalizado», así como una “Lista de cotejo” de actuaciones para la difusión, implementación y evaluación.
Este modelo, extrapolable a cualquier programa Erasmus+, no solo simplifica la administración y garantiza la trazabilidad del proceso, sino que también enriquece la vivencia del participante. Al promover una gestión coordinada y una recopilación
sistemática de evidencias, se asegura la calidad del proceso, así como un impacto real y sostenible en la práctica educativa, fomentando una internacionalización efectiva.
2. Palabras clave (Keywords)
Erasmus+, Gestión de movilidades, Herramientas digitales, Internacionalización educativa, Planificación integral.
3. Introducción.
La participación en un proyecto Erasmus+ va mucho más allá del simple hecho de desplazarse a otro país. La clave del éxito en la internacionalización educativa reside en una gestión eficaz y estructurada de todo el proceso de movilidad. En el marco del consorcio MEPRural, coordinado por el CEP de Ronda, se han desarrollado una serie de recursos de gestión de movilidades que permiten planificar, preparar, ejecutar y evaluar cada experiencia formativa con rigor y coherencia. Este artículo presenta las herramientas que se han creado para dar respuesta a las necesidades de preparación previa, planificación y seguimiento; así como control administrativo, pedagógico y económico de las movilidades. Todas ellas se articulan en un sistema de gestión y registro basado en espacios personalizados en Google Drive, donde cada participante cuenta con su propio entorno digital de trabajo, documentación y seguimiento. Estas soluciones permiten una gestión integral que garantiza la calidad del proceso y el impacto real de la movilidad, fomentando una internacionalización eficaz y sostenible.
4. Sistema de gestión integral de movilidades Erasmus+
Con este punto de partida el sistema de gestión de las movilidades Erasmus+ implementado y extrapolable a cualquier programa Erasmus+, abarca desde la preparación previa hasta el seguimiento posterior al regreso. El objetivo es garantizar una planificación eficiente, un sistema de verificación sólido y, por supuesto, enriquecer la experiencia de cada participante. Los recursos de gestión de movilidades (desarrollados con Google) se centralizan en un espacio digital compartido y personalizado, que se organiza del siguiente modo:
Estructura y contenido del Repositorio Digital
El sistema se estructura en una carpeta DRIVE principal de la movilidad a realizar, identificada con la localidad de destino, la cual contiene una carpeta compartida y personalizada para cada participante. Cada una de estas carpetas individualizadas se subdivide en tres subcarpetas clave: «Antes de la movilidad», «Durante la movilidad» y «Tras la movilidad». A continuación, se detalla el contenido de cada una:
Antes de la movilidad
Esta subcarpeta organiza toda la documentación esencial para los pasos previos de gestión y se divide en cuatro apartados:
- Viaje: Incluye tarjetas de embarque, billetes, información de transferencias y traslados, detalles de alojamiento, póliza de seguro contratado e información de contacto del chófer y la empresa de transporte.
- Permisos: Contiene los tres documentos fundamentales para la solicitud de permisos docentes: un modelo de Anexo I autoeditable, un documento de la Delegación Territorial (diseñado específicamente para este propósito) que certifica la cobertura de las necesidades del centro durante la ausencia del docente, y el documento justificativo de la asignación económica otorgada por el SEPIE, para el desarrollo del programa. Una vez concedido el permiso, el participante carga el documento oficial de autorización concedido, en esta misma carpeta.
- Documentación Personal: El participante debe cargar una imagen de su DNI, pasaporte, Tarjeta Sanitaria Europea y un documento firmado por su centro de origen que acredite su prestación de servicios durante el curso académico de la movilidad. Este último requisito es crucial, ya que las movilidades se asignan a centros del consorcio en función de criterios específicos, y es el propio centro quien designa a la persona que cumple con los requisitos.Este espacio permite tener la documentación personal digitalizada en caso de pérdida durante la movilidad.
- Convenios: Aquí se almacenan los documentos oficiales relativos a los acuerdos de aprendizaje con el centro de acogida, así como el convenio de subvención con el participante y otros archivos oficiales, siguiendo los modelos de la Agencia Nacional. Estos documentos se gestionan tanto en su estado inicial para firma como una vez que están debidamente firmados digitalmente.
Este sistema asegura que, tanto el centro coordinador como el participante, tengan un registro digital completo de todo el proceso documental previo a la movilidad. La plataforma se presenta y analiza en la primera reunión preparatoria con las personas participantes de la movilidad, donde se explican los documentos y el proceso, y se realiza un seguimiento continuo hasta su finalización. Adicionalmente, se proporciona material para reforzar la competencia en lengua extranjera de los participantes, lo que contribuye significativamente al impacto de la movilidad.
Durante la Movilidad
En la segunda reunión preparatoria, uno de los puntos clave del orden del día que se trata, es la presentación de la carpeta «Durante la movilidad» junto con diversos recursos clave. El primero de ellos es un documento titulado «Información de interés durante tu movilidad», el cual integra varias herramientas, a las cuales se accede mediante enlace directo o por código QR ( tal como se aprecia en la imagen):
- Genially personalizado: Hace referencia a un dossier informativo elaborado para cada movilidad, que proporciona información detallada sobre traslados, alojamiento, localidad de visita, información del Ministerio de Asuntos Exteriores sobre el país de destino, detalles del centro educativo de acogida, puntos de interés cultural cercanos y el sistema educativo del país anfitrión.
- Diario de mi movilidad: Se trata de un formulario Google diseñado para ser cumplimentado diariamente por el participante. Esta herramienta permite registrar las impresiones más relevantes de la experiencia Erasmus+ al final de cada jornada, facilitando la posterior recopilación de datos y difusión de las vivencias al regresar de la movilidad. Incluye preguntas sobre personas entrevistadas, grupos o clases observadas, aprendizajes adquiridos, posibles implementaciones en el aula o grupo, y recordatorios de actuaciones importantes. Al permitir el envío de una copia al participante y al coordinador del Consorcio, se posibilita una monitorización en vivo de la movilidad.
- Formulario de Datos Bancarios: Este recurso permite recabar la información necesaria para realizar los traspasos/transferencias económicas establecidas en el convenio de subvención, previa aprobación de las cuantías correspondientes. El estado de cuentas de cada movilidad es ajustado y mostrado( además de con las plataformas oficiales establecidas) mediante una hoja de cálculo preparada expresamente para la gestión económica de la movilidad de cada participante. Este doble chequeo económico permite cotejar en todo momento la situación económica del presupuesto asignado al proyecto.
El documento «Información de interés durante tu movilidad» también incluye los hashtags necesarios para una difusión adecuada de la experiencia Erasmus+, siguiendo los protocolos de comunicación establecidos.
Otro recurso fundamental en esta carpeta ( Durante la movilidad) es la «Lluvia de ideas: ¿Qué observar durante la movilidad?», una guía de conceptos clave para las estancias de observación en los centros de acogida. Esta herramienta ayuda a los participantes a recordar puntos de interés relevantes, como son los sistemas de organización, coordinación docente, procesos de digitalización; que a veces pueden pasar desapercibidos en las nuevas vivencias, pero que son esenciales para la mejora de la práctica educativa.
Además de la documentación proporcionada por el centro de acogida (cronograma de actividades, plan de trabajo, calendario..), se facilita a cada participante un «documento de coordinación». Este documento, previamente compartido con el centro de acogida, contiene información detallada sobre el participante, su centro de procedencia, especialidad, edad del alumnado con el que trabaja, objetivos específicos de la movilidad y del proyecto en general, así como datos relevantes del centro de acogida y la persona de contacto. La coordinación con los socios de acogida es crucial; más allá de reuniones virtuales, correos electrónicos, llamadas y el uso de canales como WhatsApp, hemos comprobado que compartir un repositorio en Google Drive con ellos, facilita enormemente la colaboración interinstitucional.
Toda la información contenida en la carpeta «Durante la movilidad» se presenta, analiza y trabaja exhaustivamente durante la segunda reunión informativa, como se mencionaba anteriormente, y además, se revisa el estado de consecución de la carpeta «Antes de la movilidad». Durante la realización de la estancia en el centro de acogida, los canales de comunicación se intensifican y las herramientas desarrolladas aportan un feedback constante.
Tras la Movilidad
Finalmente, la carpeta «Tras la movilidad» alberga diversos recursos esenciales para el seguimiento de la implementación, difusión y evaluación de la experiencia.. En una reunión posterior al viaje, se explican los objetivos y actuaciones a llevar a cabo, así como el contenido, a cada participante. Este repositorio consta de:
- Modelo de formulario BM: Se proporciona un modelo de formulario similar al que recibirá el participante tras el registro de su movilidad en el Beneficiary Module (BM) por parte del centro coordinador (en este caso, el CEP de Ronda). Esto permite al participante familiarizarse con el formato.
- Plan de difusión y compromisos: Se entrega el plan de difusión y los compromisos adquiridos por el centro educativo del participante, en esta materia.Cada centro participante dispone de un documento de adhesión al plan de difusión establecido por el centro coordinador del consorcio, lo que facilita la coordinación de las acciones a desarrollar y garantiza que las actuaciones son unificadas.
Junto a estos documentos, se facilita una «Lista de cotejo de actuaciones posteriores a la movilidad». Esta herramienta abarca una serie de tareas a realizar por cada participante, que van desde la subida de los certificados recibidos al repositorio Drive personalizado, hasta la elaboración de un documento con la información recopilada durante la movilidad. Igualmente incluye enlaces a evidencias de difusión en espacios virtuales, actas de difusión en Claustro y Consejo Escolar, evidencias de implementación en el aula o centro, el CV Europass y un formulario de evaluación de la gestión de la movilidad por parte del centro coordinador. Este último recurso, permite valorar el proceso desarrollado y consecución de los objetivos propuestos, así como elaborar propuestas de mejora para futuras actuaciones.
Para la realización de estas acciones, se consensúa un tiempo óptimo con la persona participante y, durante este periodo, el centro coordinador del consorcio( en este caso el CEP de Ronda) realiza una monitorización continua ,del proceso de consecución.
5. Conclusiones.
La experiencia Erasmus+ representa una oportunidad única para la internacionalización educativa, y su verdadero valor se maximiza con una gestión eficaz y estructurada. En el consorcio MEPRural, se ha abordado este desafío desarrollando un sistema de gestión integral de movilidades que trasciende el mero desplazamiento físico. Este sistema, extrapolable a cualquier programa Erasmus+, se fundamenta en un meticuloso diseño que abarca la preparación previa, la planificación, la ejecución y la evaluación de cada experiencia formativa.
Este modelo estructurado se centra en un sistema de control sólido, articulado en torno a espacios personalizados en Google Drive. Este repositorio digital no solo simplifica la administración, sino que también enriquece la vivencia del participante al proporcionar un entorno de trabajo y documentación unificado. Desde el apartado «Antes de la movilidad«, que asegura una preparación exhaustiva con la organización de la documentación de viaje, permisos, datos personales y convenios, hasta las fases «Durante la movilidad» y «Tras la movilidad«, el sistema garantiza un seguimiento continuo. Al centralizar la información en un espacio personalizado para cada participante, se favorece no sólo la autonomía y el compromiso individual, sino también la coordinación interinstitucional y la trazabilidad del proceso.
Las herramientas y recursos creados e implementados, como los “Genially personalizados”, el “Diario de mi movilidad”, la guía «Lluvia de ideas: ¿Qué observar durante la movilidad?« y la “Lista de cotejo” de actuaciones posteriores, entre otros, permiten una monitorización detallada y una recopilación de evidencias eficiente . A su vez, facilita la difusión de los resultados y la implementación de los aprendizajes en el aula y en el centro, lo que se traduce en un impacto real y sostenible.
Este modelo de gestión integral no solo asegura la calidad del proceso y la coherencia pedagógica, sino que también promueve una internacionalización efectiva y arraigada en lo local, transformando cada movilidad Erasmus+ en una inversión significativa para el desarrollo profesional y la mejora educativa.
6. Agradecimientos.
En la elaboración de este artículo han intervenido como colaboradoras y colaboradores:
María José Márquez Peláez ( Directora del CEP de Ronda)
Victor Manual Caballero Carreras ( Vicedirector del CEP de Ronda)
Antonio Montes Ruiz ( Secretario del CEP de Ronda)
Inmaculada Concepción García Durán (Asesora de formación del CEP de Ronda)
María del Carmen Moreno Hidalgo (Asesora de formación del CEP de Ronda)
Revista de Educación Tartessos 